Anche se molto a rilento, continua nel nostro Paese il processo di dematerializzazione, con la tanto amata carta destinata prima o poi ad andare definitivamente in pensione. In tal senso i centri di gestione elettronica dei documenti ricoprono un ruolo determinante, ecco perché aprire un GED potrebbe rivelarsi una mossa vincente.
La digitalizzazione ormai è una realtà consolidata e i documenti cartacei piano piano scompariranno dalla circolazione con enormi vantaggi in termini di economicità, praticità e velocità. Una necessità nata dall’evoluzione e dalla grande diffusione dei mezzi tecnologici in virtù dei quali si punta all’obiettivo “carta zero”, con l’uso completo della documentazione digitale.
Oggi per uffici, aziende e imprese non stare al passo con i tempi attraverso i sistemi innovativi è impossibile se vogliono rimanere competitivi sul mercato. Fatte le dovute premesse del caso, ora scendiamo nei dettagli per vedere come fare per aprire un GED e perché conviene investire in questo campo: convenienza, punto strategico da scegliere, trafila documentale e capitale da investire, ecco quello che c’è da sapere.
APRIRE UN GED: ECCO PERCHE’ CONVIENE
Con l’avvio del processo di dematerializzazione aprire un GED è diventato conveniente perché sono cresciute le aziende, le imprese e gli uffici con l’intenzione di richiedere determinati servizi digitali. I vantaggi principali dei servizi garantiti da un GED sono:
- una netta riduzione delle spese: gestire e conservare correttamente i documenti digitalmente vuol dire un significativo abbattimento dei costi;
- inalterabilità della documentazione: viene assicurata l’inalterabilità dei documenti e delle informazioni;
- disponibilità della documentazione: con i mezzi digitali in qualunque momento è garantita la disponibilità dei documenti;
- risparmio di tempo: velocizzazione notevole dei tempi di disbrigo delle pratiche;
- risparmio di carta: in questo modo si preserva maggiormente anche l’ambiente.
La gestione elettronica dei documenti è fondamentale per velocizzare le informazioni nell’ambito di un’azienda, per ottimizzare i tempi e le risorse umane. Soprattutto in uno scenario di crisi economica come l’attuale, alle imprese conviene ridurre le spese di gestione, in quanto quella cartacea è svantaggiosa sotto diversi punti di vista.
Spesso le informazioni aziendali risultano lente e non accessibili in tempo reale, con ripercussioni negative sull’efficienza e sull’immagine dell’azienda. Ecco la necessità della gestione elettronica dei documenti, una strategia opportuna per migliorare la gestione amministrativa e contabile di un’impresa. In sintesi, il grosso vantaggio competitivo passa per la disponibilità e l’economicità delle notizie.
La ragione per cui le installazioni di applicazione GED crescono velocemente, un aumento possibile per merito della competenza e dell’esperienza degli operatori professionali che garantiscono all’utenza finale ritorni economici e standard qualitativi elevati nel giro di poco tempo.
APRIRE UN GED: PUNTO STRATEGICO DOVE AVVIARE LA NUOVA ATTIVITÀ
Aprire un GED in uno dei punti nevralgici di una località aumenta le possibilità di conquistare una buona fetta di utenza. Il ragionamento è semplice: l’utenza maggiore interessata alla gestione elettronica dei documenti deriva dagli uffici, dalle aziende e dagli studenti. Il massimo quindi sarebbe intraprendere l’attività nei pressi di imprese, uffici, scuole e università.
Un posto strategico sarebbe un valido punto di partenza per un buon volume di affari. Stabilito il concetto, ai fini della corretta individuazione del posto dove aprire il centro GED, è indispensabile l’analisi di mercato. Uno studio di fattibilità per conoscere la potenziale utenza e la presenza nelle vicinanze di altri concorrenti. Meglio stare lontani da attività simili per avere più possibilità di successo, anche se per l’affermazione sul mercato molto dipende dalla professionalità, dalla qualità dei servizi offerti e dai prezzi applicati.
In ogni caso, per una corretta e funzionale indagine di mercato, la cosa migliore è quella di incaricare un esperto con piena coscienza della materia. Individuare un punto strategico è un primo passo fondamentale per un business vincente, ecco perché il compito va delegato a un professionista che lo sappia svolgere in maniera funzionale alla causa. Avere la presunzione di poter far tutto senza ricorrere a degli esperti il più delle volte è controproducente al massimo, decisamente più opportuno chiedere aiuto.
APRIRE UN GED: LA TRAFILA DOCUMENTALE E CONSULENZA PROFESSIONALE
Per aprire un GED è d’obbligo affrontare una trafila burocratica ben definita. Tanto per cominciare occorre l’apertura della partita IVA presso l’Agenzia delle Entrate, l’iscrizione alla Camera di Commercio locale, regolarizzare le posizioni INPS e INAIL e segnalare al Comune l’inizio attività presentando la SCIA. Passaggi obbligati per iniziare il nuovo lavoro senza problemi e nel pieno rispetto della normativa.
Con la Comunicazione Unica d’Impresa il compito è stato agevolato perché con questa procedura telematica il disbrigo delle pratiche da fare risulta più facile e veloce. Online, infatti, possono essere assolti gli obblighi nei confronti dell’INPS, dell’INAIL, dell’Agenzia delle Entrate e della Camera di Commercio. Questo però non deve far credere di poter sbrigare l’intera documentazione senza conoscere la materia burocratica, un grave errore da non commettere affatto per non allungare inutilmente i tempi.
Soprattutto in Italia, infatti, la burocrazia resta una materia difficile, anche per chi naviga in questo campo da diversi anni e possiede una certa esperienza. Dunque decisamente meglio affidare il compito a un serio commercialista, da rintracciare attraverso l’Ordine dei Dottori Commercialisti più vicino. Delegare il disbrigo della documentazione a un professionista è la cosa più logica da fare al momento di avviare una nuova attività, un modo per stare tranquilli almeno dal punto di vista burocratico.
Anche perché non si tratta solo di una persona qualificata utile per dare inizio ai lavori, ma di un professionista pronto a supportarvi durante l’intera gestione dell’attività. Una persona capace di darvi anche preziosi consigli sulle scelte future da fare. Allora perché rischiare quando è facile trovare un buon professionista?
APRIRE UN GED: CAPITALE DA INVESTIRE
Per attrezzare al meglio un centro simile con apparecchiature tecnologiche avanzate i costi da sostenere sono di una certa cifra. Le attrezzature innovative facilitano molto i compiti e accelerano i tempi, ma hanno dei costi piuttosto elevati. Per aprire un GED ci vuole un grosso capitale da investire per coprire le spese delle attrezzature, del locale, dei dipendenti, delle utenze, della campagna pubblicitaria e della burocrazia.
Spese inziali ma anche gestionali, in quanto un buon GED non può affatto fare a meno di personale qualificato. Stiamo parlando di impiegati con le idonee competenze da retribuire secondo il contratto di settore e ai quali versare tutti i contributi previsti dalla legge. Retribuzioni mensili e oneri fiscali che gravano molto sul bilancio del centro gestione elettronica dei documenti.
Vista l’entità della somma di denaro da impegnare, spesso corre la necessità di accedere a qualche forma di finanziamento bancario. In mancanza di fondi sufficienti, il ricorso a un istituto di credito viene naturale. Possibilità di accesso al finanziamento realistiche solo a fronte di una documentazione capace di dimostrare alla banca la capacità di rimborsare le rate regolarmente e di fornire le garanzie di rito.
Con le garanzie giuste la banca vi concederà il finanziamento utile per avviare la nuova attività imprenditoriale e puntare dritto al successo. Senza le cose si complicano terribilmente, in quanto nessuna banca si espone a grossi rischi di insolvenza. Per finire, non resta che farvi un grande augurio per l’apertura della vostra nuova attività!
FAQ: le risposte alle tue domande
1. Quali sono i primi passi per avviare un'attività in Italia?
Per avviare un’attività in Italia è necessario seguire un percorso preciso che parte dalla definizione dell’idea imprenditoriale fino alla gestione degli adempimenti burocratici. È fondamentale valutare attentamente il proprio progetto d’impresa, analizzare il mercato e redigere un business plan che tenga conto di investimenti, costi, ricavi attesi e obiettivi. Dopo questa fase iniziale, si passa alla scelta della forma giuridica più idonea (come ditta individuale, SRL o SRLS) e all’apertura della partita IVA. Vanno poi completate l’iscrizione al Registro delle Imprese presso la Camera di Commercio, la comunicazione di inizio attività (SCIA) al Comune e la registrazione presso INPS e, se necessario, INAIL. Farsi affiancare da un professionista esperto può rendere il processo più semplice, rapido e conforme alle normative vigenti.
2. Quali sono le forme giuridiche più comuni per una nuova impresa e come scegliere quella giusta?
Le forme giuridiche disponibili per chi vuole avviare una nuova attività in Italia sono molteplici, ma le più comuni sono la ditta individuale, la società a responsabilità limitata (SRL) e la società a responsabilità limitata semplificata (SRLS). La scelta della forma giuridica più adatta dipende da vari fattori, come la quantità di capitale iniziale disponibile, il grado di responsabilità personale che si è disposti ad assumere, le prospettive di crescita dell’attività, le esigenze fiscali e il numero di soci coinvolti. È fondamentale valutare attentamente ogni opzione con il supporto di un commercialista, poiché da questa decisione dipendono gli obblighi contabili, fiscali e giuridici futuri dell’impresa.
3. È possibile avviare un'attività con un budget limitato?
Sì, è assolutamente possibile iniziare un’attività anche con un budget ridotto, purché si scelga un modello di business compatibile con un investimento iniziale contenuto. Alcuni esempi includono le attività online, le professioni freelance o i servizi di consulenza, dove spesso non è necessario disporre di un ufficio fisico o di costose attrezzature. Inoltre, esistono diversi strumenti a supporto degli aspiranti imprenditori, come agevolazioni fiscali, bandi pubblici e contributi a fondo perduto, rivolti in particolare a giovani, donne e start-up innovative. Valutare attentamente i costi fissi e variabili, e pianificare le spese in modo oculato, è essenziale per costruire un’attività sostenibile anche in presenza di risorse economiche iniziali limitate.
4. Come posso trovare un’idea imprenditoriale adatta alle mie competenze e al mercato?
Trovare un’idea imprenditoriale valida non significa solo cercare qualcosa di innovativo, ma soprattutto qualcosa che rispecchi le proprie capacità, passioni ed esperienze pregresse. È utile partire da un’autoanalisi: quali problemi ti piacerebbe risolvere? In quali ambiti ti senti competente? A partire da queste domande si può costruire un’idea che sia non solo originale, ma anche fattibile e coerente con il proprio profilo personale e professionale. Contestualmente, è essenziale osservare il mercato: capire quali bisogni non sono ancora stati soddisfatti, quali servizi mancano in una certa area geografica, o quali tendenze stanno emergendo a livello nazionale e globale. L’incontro tra attitudine personale e domanda di mercato è la base più solida per sviluppare un progetto imprenditoriale duraturo.
5. Quali sono i vantaggi di affidarsi a un commercialista per avviare un'attività?
Affidarsi a un commercialista esperto fin dall’inizio del percorso imprenditoriale rappresenta una scelta strategica per evitare errori e ottimizzare ogni fase dell’avvio dell’attività. Il commercialista può guidare l’imprenditore nella scelta della forma giuridica più adatta, fornendo una valutazione personalizzata sulla base di esigenze fiscali, patrimoniali e operative. Inoltre, è in grado di occuparsi di tutte le pratiche burocratiche necessarie, come apertura della partita IVA, iscrizioni agli enti previdenziali e comunicazioni agli enti pubblici. Ma non solo: grazie alla sua esperienza, il commercialista può consigliare le migliori opportunità fiscali disponibili e offrire assistenza nella gestione ordinaria e straordinaria dell’impresa, contribuendo a costruire una base solida e conforme alla normativa per lo sviluppo dell’attività.
6. Quali sono le difficoltà più comuni che si incontrano nell’avviare un’attività?
Avviare un’attività comporta inevitabilmente una serie di difficoltà, soprattutto per chi si affaccia per la prima volta al mondo imprenditoriale. Tra gli ostacoli più comuni vi sono la burocrazia complessa, che può risultare difficile da gestire senza il supporto di un professionista, e la mancanza di esperienza gestionale, che può portare a sottovalutare costi o tempistiche. Anche la scarsa conoscenza del mercato di riferimento o l’assenza di una pianificazione finanziaria solida sono criticità frequenti che rischiano di compromettere la sostenibilità del progetto. Altre difficoltà possono riguardare la scelta del regime fiscale più conveniente, la gestione della contabilità, o il reperimento delle risorse economiche per l’investimento iniziale. Affrontare questi aspetti con consapevolezza, supportati da un consulente esperto, può fare la differenza tra un’attività che decolla e una che fatica a partire.
7. Come posso valutare se la mia idea imprenditoriale è valida?
Per valutare la validità di un’idea imprenditoriale è necessario affrontare un’analisi approfondita sotto diversi punti di vista. Bisogna verificare se esiste una reale domanda per il prodotto o servizio offerto, definire con precisione il target di clientela, studiare la concorrenza e valutare il posizionamento di mercato. È importante anche stimare i costi di avviamento e gestione, e ipotizzare i ricavi potenziali in modo realistico. Strumenti come il business plan, l’analisi SWOT e la definizione del valore aggiunto dell’offerta sono fondamentali per ottenere una visione d’insieme e prendere decisioni consapevoli. Avere un’idea è il punto di partenza, ma verificarne la sostenibilità economica e la coerenza con il contesto di mercato è ciò che fa la differenza tra una buona intuizione e una vera opportunità imprenditoriale.
8. Serve per forza una figura esperta per gestire la burocrazia quando si apre un’attività?
Pur non essendo sempre obbligatorio, affidarsi a un esperto per gestire la burocrazia all’avvio di un’attività è fortemente consigliato. Gli adempimenti iniziali — come l’apertura della partita IVA, l’iscrizione al Registro delle Imprese, la comunicazione al Comune (SCIA), l’iscrizione all’INPS e, se previsto, all’INAIL — richiedono precisione, tempi stretti e conoscenze tecniche. Un errore o un ritardo può comportare sanzioni o ritardi nell’inizio dell’attività. Un professionista, come un commercialista o un consulente d’impresa, conosce le procedure, i documenti richiesti e le eventuali esenzioni o agevolazioni disponibili, rendendo l’intero processo molto più fluido e sicuro. Inoltre, può suggerire il regime fiscale più adatto e semplificare la vita dell’imprenditore già dal primo giorno.
