GDPR Compliant: cosa fare per essere conformi?

GDPR Compliant

GDPR Compliant: cosa fare per essere conformi?

Nell’era digitale, la protezione dei dati personali è cruciale. L’Unione Europea ha introdotto il GDPR, un regolamento che impone nuovi standard globali per la privacy e la sicurezza dei dati. Il Regolamento sostituisce la precedente direttiva sulla protezione dei dati e mira a dare agli individui un maggiore controllo sui propri dati personali, imponendo regole severe alle organizzazioni che li gestiscono. La portata del GDPR è vasta, influenzando non solo le entità nell’UE, ma anche quelle extraeuropee quando gestiscono dati di cittadini dell’UE. Infatti, nell’eventualità in cui i dati di soggetti residenti all’interno del territorio europeo dovessero essere trasferiti in un paese estero (non appartenente all’Unione Europea), il soggetto al quale vengono trasmessi i dati, pur non facendo parte dell’Unione stessa, nel momento in cui tratta dati di cittadini ivi residenti, deve adottare tutte le previsioni normative del GDPR e, conseguentemente, dimostrarsi conforme allo stesso.

Il GDPR è nato dalla necessità di aggiornare e armonizzare le leggi sulla protezione dei dati per adeguarsi alle evoluzioni tecnologiche e alle pratiche commerciali. Nel mondo odierno, la raccolta, l’analisi e il commercio di dati personali sono centrali per l’economia, rendendo la legislazione pre-GDPR inadeguata. Il regolamento cerca di bilanciare i diritti alla privacy degli individui con le esigenze delle organizzazioni di usare i dati per scopi legittimi. Diventa, quindi, fondamentale essere GDPR Compliant!

GDPR Compliant: cosa significa?

Essere GDPR Compliant significa essere conformi al Regolamento Europeo per la protezione dei dati. Bisogna rispettare i principi del regolamento e adottare procedure di sicurezza adeguate. Ciò riduce il rischio sui dati trattati e assicura che tutta la catena, dai titolari ai responsabili esterni, sia conforme.

I titolari e i responsabili esterni devono essere informati e formati. Devono conoscere e capire il Regolamento, i tipi di dati trattati, e come gestire un Data Breach. Per essere Compliant, è fondamentale agire con responsabilità. Ciò implica essere:

– consapevoli: ossia bisogna capire come sta avvenendo il trattamento. Inoltre, il Titolare deve sempre tenere sottotraccia quali sono i dati trattati, dove sono raccolti, a chi appartengono, come e perché vengono utilizzati;

– competenti: I dati vanno trattati solo se il rischio residuale è basso. Quindi prima di trattare un dato, è importante valutare i rischi che corre. Essere competenti significa che va fatta un’analisi dei rischi e quindi che si adottano le contromisure necessarie per proteggere i dati;

 – responsabili: non basta adottare accorgimenti interni. Il GDPR obbliga a verificare che anche i responsabili esterni (coloro che, ad esempio, per via di rapporti collaborazione con il titolare, vengono trattano alcuni dei dati raccolti per suo conto) siano conformi.

Conformità ai principi del GDPR

Il GDPR si fonda su tre grandi pilastri, ossia i principi di liceità, trasparenza e correttezza.

– Principio di liceità. La liceità impone che ogni trattamento di dati personali debba avere una base legale solida e giustificata, assicurando che nessuna attività avvenga arbitrariamente o senza una ragione legittima.  Nel contesto del GDPR, il principio di liceità si manifesta attraverso diverse basi legali per il trattamento dei dati personali, ognuna delle quali fornisce una giustificazione specifica per l’elaborazione di tali informazioni. Tra queste possiamo includere, ad esempio, il consenso dell’interessato, la necessità di eseguire un contratto in cui l’interessato è parte, l’adempimento di un obbligo legale, la protezione degli interessi vitali degli individui o di un’altra persona fisica, l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o l’esercizio dell’autorità pubblica, e il perseguimento di un legittimo interesse da parte del titolare del trattamento o di terzi.

– Il principio di correttezza. Esso costituisce la seconda pietra angolare nella tutela della privacy e nella gestione dei dati personali all’interno dell’Unione Europea. Il principio implica che ogni trattamento di dati debba essere condotto in modo leale, trasparente e conforme alle leggi vigenti, assicurando che le attività di trattamento siano giustificate e non pregiudichino i diritti e le libertà degli individui interessati.

La correttezza si manifesta non solo nel rispetto delle normative, ma anche nell’etica del trattamento dei dati. In merito è richiesto un approccio che consideri l’impatto delle operazioni di trattamento sulla vita degli individui e sulla loro dignità. Infatti, il rispetto del principio implica che le organizzazioni debbano adottare misure appropriate per garantire che il trattamento dei dati non sia solo, come già detto, conforme alla legge, ma anche giusto nei confronti degli interessati. Ciò comporta la valutazione delle aspettative degli individui in relazione al trattamento dei loro dati e l’attuazione di pratiche che minimizzino qualsiasi effetto negativo sulle loro libertà fondamentali

Il principio di trasparenza. L’ultimo principio cardine è quello di trasparenza, esso assicura che ogni operazione sia condotta in modo aperto e chiaro nei confronti degli interessati. Ciò implica che le informazioni comunicate agli individui riguardo al trattamento dei loro dati siano facilmente accessibili e comprensibili, attraverso l’utilizzo di un linguaggio semplice e chiaro. La trasparenza è cruciale per consentire agli interessati di esercitare i propri diritti in modo informato e di avere un controllo effettivo sui propri dati personali. La trasparenza si estende anche alla comunicazione di eventuali violazioni dei dati personali che possano mettere a rischio i diritti e le libertà degli interessati, garantendo che siano informati tempestivamente di tali incidenti per poter prendere le misure appropriate a tutela della propria privacy.

Requisiti essenziali Informativa Privacy

L’informativa, ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento, deve riportare al suo interno dei dati minimi:

  • dati del titolare (nome, denominazione o ragione sociale, domicilio o sede)
  • finalità e basi giuridiche del trattamento dati;
  • natura obbligatoria o facoltativa del consenso. Devono essere specificate le conseguenze del diniego del consenso. Nel caso in cui ci sono finalità diverse, bisogna distinguere i consensi dando la possibilità all’interessato di rifiutarli singolarmente (ad esempio il consenso con finalità di marketing);
  • la possibilità da parte del titolare di trasferire i dati all’estero;
  • il periodo di conservazione dei dati;
  • i diritti dell’interessato, tra questi meritano di essere menzionati: diritto di accesso ai dati, diritto di rettifica, di cancellazione e di opposizione al trattamento:
  • presenza di processi automatizzati, come ad esempio la profilazione dei dati.

Trattamento dati personali: quali regole seguire?

Il GDPR stabilisce all’articolo 5 ulteriori principi da seguire, oltre quelli sopra esposti, al fine di essere GDPR Compliant.  Essi sono:

  • limitazione della finalità: i dati devono essere raccolti esclusivamente per scopi specifici.
  • minimizzazione dei dati: non si devono raccogliere più dati di quanti necessari per i fini dichiarati.
  • accuratezza e aggiornamento: i dati inaccurati devono essere prontamente corretti o cancellati.
  • limitazione della conservazione: i dati devono essere mantenuti solo per il tempo necessario agli scopi per cui sono trattati e raccolti.
  • integrità e riservatezza: è fondamentale garantire una sicurezza adeguata dei dati personali.

Le conseguenze in caso di mancata conformità

Nel caso di mancata conformità si potrebbe andare incontro a una Data Breach, ossia a una violazione, sanzionabile dall’Autorità competente.

Le sanzioni possono essere distinte in:

Misure correttive. Tali misure sono pensate per indirizzare e risolvere tutte quelle che possono essere le mancanze di conformità, guidando le organizzazioni verso il pieno rispetto dei principi di protezione dei dati. Tra le misure correttive che l’autorità di controllo può imporre vi è l’ordine di adeguare le operazioni di trattamento dei dati alle disposizioni del GDPR, che può includere la richiesta di modificare, limitare o cessare il trattamento dei dati. L’autorità competente può anche richiedere la comunicazione delle violazioni dei dati agli interessati, qualora ciò sia necessario per proteggere i loro diritti e libertà. Inoltre, può essere richiesto ai titolari di trattamento l’adozione di misure specifiche per migliorare la sicurezza dei dati. Come, ad esempio, l’implementazione di tecniche di pseudonimizzazione o cifratura.

Sanzioni amministrative. Le stesse sono state concepite per riflettere la gravità della violazione, la natura, la durata, il carattere intenzionale, le misure adottate per mitigare il danno subito dagli interessati, e altri fattori rilevanti. L’obiettivo è duplice. Da un lato, assicurare che le sanzioni siano sufficientemente deterrenti per prevenire future non conformità. Dall’altro, garantire che siano proporzionate al danno causato e alla capacità economica dell’entità sanzionata. Le sanzioni possono variare considerevolmente in termini di entità, arrivando fino a 20 milioni di euro o, per le imprese, fino al 4% del fatturato globale annuo totale dell’esercizio precedente, a seconda di quale sia l’importo maggiore. L’importo massimo è riservato alle violazioni più gravi. Tra queste: la non conformità ai principi fondamentali del trattamento dei dati, inclusa la liceità, la correttezza e la trasparenza, o la violazione dei diritti degli interessati.

Conclusioni

È chiaro, quindi, che la conformità al GDPR non è solo una scelta, ma una necessità imprescindibile per chiunque desideri navigare con successo nel mercato digitale odierno. Essere GDPR Compliant diventa quindi non solo una scelta giudiziosa, ma una vera e propria dichiarazione d’intenti: quella di un’impresa che guarda al futuro con ambizione, pronta a distinguersi in un mercato globale e a difendere con determinazione la privacy, l’identità e i valori dei propri clienti. Investire nella conformità al GDPR significa, quindi, investire nella propria visione, nella propria missione e, soprattutto, nel proprio successo.

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