Aprire un’agenzia di eventi: tutto quello che devi sapere

Aprire un'agenzia di eventi

Al giorno d’oggi, avviare un’impresa non è cosa semplice. La crisi economica che negli ultimi anni ha colpito il nostro Paese ha interessato principalmente il mercato del lavoro, quindi la ricerca di un’occupazione, specialmente a tempo indeterminato, sembra più un sogno che una solida realtà. Tuttavia, sono sempre di più le persone che provano a mettersi in gioco lavorando in proprio. Aprire un’agenzia di eventi può essere la scelta vincente. Farlo non è assolutamente difficile, anzi! Si tratta di un settore in continua espansione che offre tante soddisfazioni e guadagni interessanti, quindi è un’ottima trovata soprattutto in termini di ricavi economici.

Chiaramente l’organizzazione di un evento non è un gioco da ragazzi. Oltre alla scelta della location più adatta, alla pianificazione dei servizi di trasporto e all’accoglienza vera e propria, è fondamentale curare anche altri aspetti, come quelli commerciali e legali, quelli relativi al catering, alle prenotazioni e al rapporto con la stampa in generale. Ciascuno di questi passaggi deve essere seguito ed eseguito con cura con l’unico scopo di soddisfare le richieste del cliente.

Per le ragioni esposte sopra, se si vuole aprire un’agenzia di eventi bisogna avere dei requisiti specifici che vedremo insieme. Partendo dal presupposto che esistono un’infinita varietà di eventi, dalle cresime ai battesimi, dalle comunioni ai matrimoni, fino ad arrivare ad eventi più importanti come feste, concerti o sfilate di moda, il requisito fondamentale, il più importante, è la professionalità. Questo significa che tutto deve essere organizzato alla perfezione, con lo scopo ultimo di venire incontro alle esigenze del cliente, il quale si aspetta che l’evento si svolga senza problemi o intoppi.

COSA SERVE PER APRIRE UN’AGENZIA DI EVENTI

Oltre ad essere una persona “professionale” dal punto di vista lavorativo, un buon organizzatore di eventi deve avere innanzitutto delle ottime capacità organizzative. Un’altro pregio è la capacità di relazionarsi con le persone. Sapersi rapportare con la clientela e coordinare il lavoro dei vari collaboratori fa certamente la differenza. Questo implica avere anche ottime capacità di problem solving, poiché se qualcosa va storto bisogna essere in grado di risolvere il problema nel più breve tempo possibile. Infine, oltre al avere uno spiccato senso estetico, è fondamentale essere delle persone creative, piuttosto che ordinarie.

È importante precisare che chi si accinge a prendere questa particolare strada, non deve necessariamente avere un titolo di studio specifico. Certo, si tratta di un’attività molto impegnativa, ma una dose di buon senso unita ad un pizzico di originalità sono la ricetta ideale per avviare e portare avanti un’impresa del genere.

Tra le altre competenze, quelle informatiche non guastano. Non sono indispensabili, poiché per farsi pubblicità o per gestire i contatti in rete ci si può anche affidare ad un professionista del settore. Ma se si vuole risparmiare qualche euro, almeno agli inizi, bisognerebbe cavarsela da soli gestendo il traffico di email, messaggi, telefonate e pubblicità su internet per far conoscere l’attività.

A proposito della pubblicità, è utile spendere qualche parola in più. Per farsi conoscere, e per continuare a “rimanere in rete”, saper utilizzare il computer e nello specifico i social network è fondamentale. Questo significa che uno degli strumenti più importanti è il sito internet, o la pagina Facebook/Instagram, strumenti che consentono di pubblicizzare la propria attività e allo stesso tempo di interagire e restare in contatto con i clienti o di fidelizzarne di nuovi.

Un sito internet ben fatto, con le informazioni dettagliate sui servizi offerti dall’agenzia di eventi è la miglior vetrina che possa esistere. Più informazioni inserirete, maggiori feedback avrete.

ASPETTI BUROCRATICI PER APRIRE UN’AGENZIA DI EVENTI

Parlando dell’aspetto meramente burocratico, per aprire un’agenzia di eventi bisogna avere una Partita IVA, richiedere l’iscrizione al registro della Camera di Commercio, recarsi presso gli uffici del proprio comune di residenza per richiedere la segnalazione di inizio attività e ovviamente iscriversi all’INPS.

Tutti questi passaggi non sono per niente impegnativi. Tuttavia, se si preferisce concentrarsi su altri aspetti più pratici, almeno agli inizi dell’attività, è preferibile affidarsi ad un commercialista professionista del settore, il quale svolgerà al posto nostro tutte queste incombenze e sarà il punto di riferimento qualora si dovesse aver bisogno di un’aiuto dal punto di vista fiscale.

CONSIGLI PRATICI PER APRIRE UN’AGENZIA DI EVENTI

Se avete deciso di aprire un’agenzia di eventi ma non avete ancora un ufficio tutto vostro, all’inizio è possibile accontentarsi anche della propria stanza o del proprio studio. L’investimento iniziale quindi è davvero irrisorio. La cosa importante è che si tratti di uno spazio all’interno del quale si respira tranquillità, dove si può stare sereni senza che nessuno disturbi e ci si possa concentrare sul lavoro da svolgere. Fortunatamente, almeno all’inizio, per aprire un’agenzia di eventi serve poco: bastano un pc, una connessione ad Internet, una stampante e uno cellulare. Il resto può aspettare.

Un altro consiglio è quello di concentrarsi, almeno nei primi periodi di attività, su pochi eventi, o comunque su particolari tipi di eventi, al massimo due o tre. Piuttosto che aprire un’attività di eventi come tutte le altre, è meglio essere campioni nell’organizzazzione di un particolare tipo di evento. È meglio quindi specializzarsi su un settore specifico, magari qualcosa alla quale si è appassionati che può garantire dei contatti iniziali.

Un aspetto fondamentale da non sottovalutare è la creazione di un brand e di un logo. Per non sbagliare, è preferibile rivolgersi ad un grafico professionista o ad una agenzia pubblicitaria. Ovviamente, bisogna ricordarsi di creare dei bigliettini da visita da distribuire qualora ci fosse la necessità di lasciare i propri contatti a qualcuno.

Infine, per crescere in questo settore bisogna armarsi di pazienza ed essere delle persone estremamente flessibili, pronti ad essere reperibili qualsiasi ora e a qualsiasi richiesta, senza per questo tralasciare la qualità di ciò che si fa. Essere disponibili è il primo grande passo per guadagnarsi la fiducia dei clienti e far sì che questi parlino bene di te ad altre persone.

 

 


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