Aprire un ufficio coworking: tutto quello che devi sapere

Prima di impegnarti con l’obbiettivo di aprire un ufficio coworking, è bene tu chiarisca e approfondisca il concetto relativo. Il coworking si realizza quando una varietà di individui, in genere lavoratori da casa o da remoto, aziende di vario genere o startup alla ricerca del loro primo ufficio e liberi professionisti alla ricerca di una scrivania occasionale per rompere la monotonia del lavoro a casa, condividono lo stesso spazio di lavoro.

Questo spazio può essere costituito semplicemente da un’ampia area comune, attrezzata di scrivanie, posti a sedere e eventuali postazioni di computer, nella quale diverse persone e aziende possono lavorare sui propri singoli progetti, ma sotto lo stesso tetto. Gli spazi coworking spesso permettono anche la condivisione di servizi, come sale riunioni e cucina, a volte offrono anche uffici privati che le aziende possono noleggiare per uso personale, oppure spazi e camere progettati per servire, in modo flessibile, molteplici scopi. Possono esserci, oltre agli spazi coworking, ambienti per vari eventi, laboratorio hardware, sala di proiezione e servizio di ristorazione.

Occorre tenere in considerazione che il progresso della tecnologia moderna rende molto funzionali gli uffici coworking. I software basati su cloud e i dispositivi portatili intelligenti, permettono di accedere a file, programmi, e-mail e chiamate, in qualsiasi luogo. I liberi professionisti non hanno più bisogno di restare incollati ai loro computer domestici, le aziende non hanno più bisogno di gestire gli uffici equipaggiandoli con attrezzature dedicate, i collaboratori dipendenti possono operare efficacemente utilizzando i propri dispositivi in qualsiasi spazio di lavoro connesso alla rete wifi.

Prima di aprire un ufficio coworking è fondamentale comprendere bene i motivi per cui è così attraente, popolare e con una crescita quasi esponenziale. Il primo coworking al mondo è nato nel 2005 a San Francisco, quando il fondatore decise di unire l’indipendenza di lavorare per se stesso con il senso di comunità e coinvolgimento di lavorare al fianco di altri. Da allora il coworking è in continua crescita, come la sua popolarità. Un’indagine recente ha stimato che oltre 1,8 milioni di persone in tutto il mondo lavoreranno in uffici coworking entro la fine del 2019. Il coworking è il naturale passo successivo per un libero professionista che ha avviato la propria attività in casa.

SUGGERIMENTI E CONSIGLI PER APRIRE UN UFFICIO COWORKING

aprire un Ufficio coworking

Prima di tutto devi tenere presente che uno spazio coworking, razionalmente attrezzato, deve permettere:
– di separare la vita lavorativa dalla vita domestica, consentendo maggiore produttività professionale;
– di usufruire di un indirizzo e un ambiente professionale in cui incontrare clienti e/o investitori;
– di usufruire di uno spazio per eventuali dipendenti, attuali o pianificati per il futuro;
– di favorire contatti diretti e sviluppare un senso di comunità con colleghi e altri imprenditori.

In secondo luogo devi comprendere che un efficiente spazio coworking deve possedere alcune peculiarità rispetto a un ufficio personale, che lo rendono appetibile come, ad esempio, consentire minori costi di gestione e maggore flessibilità, rispetto a un contratto di acquisto o affitto. I pagamenti mensili per uno spazio di coworking devono essere mediamente più bassi rispetto ai canoni di locazione per un ufficio privato e i termini del contratto devono essere molto più flessibili di quelli in un tradizionale contratto commerciale. Il contratto per un’ufficio coworking potrebbe valere per un periodo più breve, ad esempio solo per un mese e ugualmente breve dovrebbe essere il tempo di preavviso per la sua disdetta.

Se pensi di aprire un ufficio coworking, durante la sua progettazione e organizzazione devi immedesimarti in un giovane libero professionista o giovane imprenditore, individuando tutto quanto possa essere utile per facilitare la gestione quotidiana della attività imprenditoriale. Ovviamente, l’ufficio coworking non è rivolto solo a nuovi imprenditori, liberi professionisti e start-up, in quanto molte aziende amano il coworking così tanto che decidono di utilizzarlo anche quando hanno i mezzi per trasferirsi nel proprio ufficio. In effetti, la realtà dimostra che molte aziende globali e multinazionali possono essere individuate in uffici, o addirittura in interi piani, di spazi coworking. 

Devi considerare che un efficiente ufficio coworking deve permettere agli utenti l’accesso a tutti i servizi essenziali per sviluppare il proprio business. Gli spazi per gli uffici coworking devono tendere a fornire tutto ciò che è necessario per gestire senza difficoltà un’impresa, tra cui:
– una rete wifi veloce;
– attrezzature come stampanti e scanner;
– sale per riunioni e conferenze.

Lo spazio coworking che hai intenzione di aprire deve facilitare, a tutti i potenziali clienti, opportunità di rete e collaborazione. Essendo tendenzialmente frequentato da imprenditori che stanno iniziando, crescendo o gestendo la propria attività, le opportunità di scambiare consigli, condividere esperienze e eventualmente collaborare a progetti, saranno all’ordine del giorno. Molti spazi coworking incoraggiano anche queste relazioni mettendo in rete eventi e workshop gratuiti per i membri. Lo spazio coworking che andrai a progettare dovrà mettere in primo piano design e atmosfera, gli arredamenti e le decorazioni dovranno presentarsi eleganti ma moderni, colorati e con un tocco di stravaganza, rendendo l’ambiente di lavoro più stimolante e piacevole.

Uno dei motivi più importanti che possono influire sul successo degli spazi coworking è comunque la tariffa bassa, che dovrebbe essere molto al di sotto di quello di un ufficio normalmente attrezzato. Il tariffario comunque deve essere studiato molto bene, poiché molti lavoratori autonomi non possono o non vogliono legarsi a un determinato ufficio per lungo tempo. Ad esempio si possono offrire diversi pacchetti che variano in base alla durata di utilizzo e ai periodi di fatturazione. Questi potrebbero includere pacchetti completi con una scrivania fissa e accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7, così come pacchetti ridotti a determinati periodi con una scrivania flessibile e liberamente selezionabile.

Anche se gli uffici coworking possono preferire la fidelizzazione dei clienti a lungo termine, la maggior parte dei pacchetti offerti dovrebbe consentire la risoluzione anche entro periodi più brevi. La maggior parte dei clienti vive con progetti a breve termine e riesce a pianificare con difficoltà per periodi di tempo prolungati. Anche la fatturazione ovviamente dotrebbe essere mensile, settimanale o addirittura giornaliera.

Molto importante è la buona accessibilità, buone attrezzature di base e un’atmosfera lavorativa accattivante negli spazi di lavoro interni. Se alla decisione di aprire un ufficio coworking segue una ferrea volontà di avere un rapido successo non devi limitarti a offrire una semplice connessione Internet wireless con posti a sedere, tavoli e qualche attrezzatura. Anche la bellezza dell’ambiente offre i suoi limiti, il successo può dipendere meno dal lusso e molto di più ad esempio dai numerosi eventi consultivi e di intrattenimento che possono essere organizzati internamente per i membri. I Workshop, gli aperitivi, i cocktail e le cene insieme, rafforzano i legami e la cooperazione produttiva tra i clienti.

Occorre un’attenta riflessione sul tipo di struttura da progettare e proporre ai tuoi clienti. Se vuoi promuovere le interazioni, devi evitare comunque sale sovradimensionate ma non puntare troppo sulla separazione con piccoli uffici singoli. Una soluzione valida potrebbe essere quella di puntare su un mix di grandi aree di interazione, con un cero numero di uffici più piccoli per permettere sia di lavorare in gruppo, sia di operare in privato, a seconda dell’umore e delle esigenze.

CONSIDERAZIONI FINALI

Prima di aprire un ufficio coworking:
– valuta attentamente il nome da assegnare alla tua attività, in quanto nella maggior parte dei casi il marchio e il logo possono risultare vincenti;
– prendi contato con l’amministrazione pubblica della zona dove vuoi operare per conoscere tutti i requisiti riguardanti le licenze commerciali statali e locali, occorrenti;
– valuta tutte le possibilità di costituzione di varie forme di società, in alternativa alla gestione individuale, con lo scopo di proteggere i tuoi beni personali, in caso di fallimento;
– apri un conto conto corrente bancario aziendale, per separare i tuoi beni personali dalle risorse della tua azienda;
– stendi un business plan dettagliato e organizza la contabilità aziendale;
– stipula una polizza assicurativa adeguata.