Aprire un GED: tutto quello che devi sapere

Aprire un GED

Anche se molto a rilento, continua nel nostro Paese il processo di dematerializzazione, con la tanto amata carta destinata prima o poi ad andare definitivamente in pensione. In tal senso i centri di gestione elettronica dei documenti ricoprono un ruolo determinante, ecco perché aprire un GED potrebbe rivelarsi una mossa vincente.

La digitalizzazione ormai è una realtà consolidata e i documenti cartacei piano piano scompariranno dalla circolazione con enormi vantaggi in termini di economicità, praticità e velocità. Una necessità nata dall’evoluzione e dalla grande diffusione dei mezzi tecnologici in virtù dei quali si punta all’obiettivo “carta zero”, con l’uso completo della documentazione digitale.

Oggi per uffici, aziende e imprese non stare al passo con i tempi attraverso i sistemi innovativi è impossibile se vogliono rimanere competitivi sul mercato. Fatte le dovute premesse del caso, ora scendiamo nei dettagli per vedere come fare per aprire un GED e perché conviene investire in questo campo: convenienza, punto strategico da scegliere, trafila documentale e capitale da investire, ecco quello che c’è da sapere.

APRIRE UN GED: ECCO PERCHE’ CONVIENE

Con l’avvio del processo di dematerializzazione aprire un GED è diventato conveniente perché sono cresciute le aziende, le imprese e gli uffici con l’intenzione di richiedere determinati servizi digitali. I vantaggi principali dei servizi garantiti da un GED sono:

  • una netta riduzione delle spese: gestire e conservare correttamente i documenti digitalmente vuol dire un significativo abbattimento dei costi;
  • inalterabilità della documentazione: viene assicurata l’inalterabilità dei documenti e delle informazioni;
  • disponibilità della documentazione: con i mezzi digitali in qualunque momento è garantita la disponibilità dei documenti;
  • risparmio di tempo: velocizzazione notevole dei tempi di disbrigo delle pratiche;
  • risparmio di carta: in questo modo si preserva maggiormente anche l’ambiente.

La gestione elettronica dei documenti è fondamentale per velocizzare le informazioni nell’ambito di un’azienda, per ottimizzare i tempi e le risorse umane. Soprattutto in uno scenario di crisi economica come l’attuale, alle imprese conviene ridurre le spese di gestione, in quanto quella cartacea è svantaggiosa sotto diversi punti di vista.

Spesso le informazioni aziendali risultano lente e non accessibili in tempo reale, con ripercussioni negative sull’efficienza e sull’immagine dell’azienda. Ecco la necessità della gestione elettronica dei documenti, una strategia opportuna per migliorare la gestione amministrativa e contabile di un’impresa. In sintesi, il grosso vantaggio competitivo passa per la disponibilità e l’economicità delle notizie.

La ragione per cui le installazioni di applicazione GED crescono velocemente, un aumento possibile per merito della competenza e dell’esperienza degli operatori professionali che garantiscono all’utenza finale ritorni economici e standard qualitativi elevati nel giro di poco tempo.

APRIRE UN GED: PUNTO STRATEGICO DOVE AVVIARE LA NUOVA ATTIVITÀ

Aprire un GED in uno dei punti nevralgici di una località aumenta le possibilità di conquistare una buona fetta di utenza. Il ragionamento è semplice: l’utenza maggiore interessata alla gestione elettronica dei documenti deriva dagli uffici, dalle aziende e dagli studenti. Il massimo quindi sarebbe intraprendere l’attività nei pressi di imprese, uffici, scuole e università.

Un posto strategico sarebbe un valido punto di partenza per un buon volume di affari. Stabilito il concetto, ai fini della corretta individuazione del posto dove aprire il centro GED, è indispensabile l’analisi di mercato. Uno studio di fattibilità per conoscere la potenziale utenza e la presenza nelle vicinanze di altri concorrenti. Meglio stare lontani da attività simili per avere più possibilità di successo, anche se per l’affermazione sul mercato molto dipende dalla professionalità, dalla qualità dei servizi offerti e dai prezzi applicati.

In ogni caso, per una corretta e funzionale indagine di mercato, la cosa migliore è quella di incaricare un esperto con piena coscienza della materia. Individuare un punto strategico è un primo passo fondamentale per un business vincente, ecco perché il compito va delegato a un professionista che lo sappia svolgere in maniera funzionale alla causa. Avere la presunzione di poter far tutto senza ricorrere a degli esperti il più delle volte è controproducente al massimo, decisamente più opportuno chiedere aiuto.

APRIRE UN GED: LA TRAFILA DOCUMENTALE E CONSULENZA PROFESSIONALE

Per aprire un GED è d’obbligo affrontare una trafila burocratica ben definita. Tanto per cominciare occorre l’apertura della partita IVA presso l’Agenzia delle Entrate, l’iscrizione alla Camera di Commercio locale, regolarizzare le posizioni INPS e INAIL e segnalare al Comune l’inizio attività presentando la SCIA. Passaggi obbligati per iniziare il nuovo lavoro senza problemi e nel pieno rispetto della normativa.

Con la Comunicazione Unica d’Impresa il compito è stato agevolato perché con questa procedura telematica il disbrigo delle pratiche da fare risulta più facile e veloce. Online, infatti, possono essere assolti gli obblighi nei confronti dell’INPS, dell’INAIL, dell’Agenzia delle Entrate e della Camera di Commercio. Questo però non deve far credere di poter sbrigare l’intera documentazione senza conoscere la materia burocratica, un grave errore da non commettere affatto per non allungare inutilmente i tempi.

Soprattutto in Italia, infatti, la burocrazia resta una materia difficile, anche per chi naviga in questo campo da diversi anni e possiede una certa esperienza. Dunque decisamente meglio affidare il compito a un serio commercialista, da rintracciare attraverso l’Ordine dei Dottori Commercialisti più vicino. Delegare il disbrigo della documentazione a un professionista è la cosa più logica da fare al momento di avviare una nuova attività, un modo per stare tranquilli almeno dal punto di vista burocratico.

Anche perché non si tratta solo di una persona qualificata utile per dare inizio ai lavori, ma di un professionista pronto a supportarvi durante l’intera gestione dell’attività. Una persona capace di darvi anche preziosi consigli sulle scelte future da fare. Allora perché rischiare quando è facile trovare un buon professionista?

APRIRE UN GED: CAPITALE DA INVESTIRE

Per attrezzare al meglio un centro simile con apparecchiature tecnologiche avanzate i costi da sostenere sono di una certa cifra. Le attrezzature innovative facilitano molto i compiti e accelerano i tempi, ma hanno dei costi piuttosto elevati. Per aprire un GED ci vuole un grosso capitale da investire per coprire le spese delle attrezzature, del locale, dei dipendenti, delle utenze, della campagna pubblicitaria e della burocrazia.

Spese inziali ma anche gestionali, in quanto un buon GED non può affatto fare a meno di personale qualificato. Stiamo parlando di impiegati con le idonee competenze da retribuire secondo il contratto di settore e ai quali versare tutti i contributi previsti dalla legge. Retribuzioni mensili e oneri fiscali che gravano molto sul bilancio del centro gestione elettronica dei documenti.

Vista l’entità della somma di denaro da impegnare, spesso corre la necessità di accedere a qualche forma di finanziamento bancario. In mancanza di fondi sufficienti, il ricorso a un istituto di credito viene naturale. Possibilità di accesso al finanziamento realistiche solo a fronte di una documentazione capace di dimostrare alla banca la capacità di rimborsare le rate regolarmente e di fornire le garanzie di rito.

Con le garanzie giuste la banca vi concederà il finanziamento utile per avviare la nuova attività imprenditoriale e puntare dritto al successo. Senza le cose si complicano terribilmente, in quanto nessuna banca si espone a grossi rischi di insolvenza. Per finire, non resta che farvi un grande augurio per l’apertura della vostra nuova attività!


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