Aprire un’associazione culturale: tutto quello che devi sapere

aprire un associazione culturale

Aprire un’associazione culturale rappresenta per molti un desiderio coltivato per molto tempo ma non sempre di facile attuazione. Oltre a conoscenze di carattere amministrativo e legale, sono infatti necessarie specifiche capacità gestionali e manageriali, oltre ad una spiccata sensibilità in ambito culturale, umanistico e artistico. Non va inoltre dimenticato che, al fine di sopravvivere negli anni, l’associazione dovrà ricevere il sostegno dei suoi membri (volontari, sponsor, attivisti) e dovrà possibilmente far parte di un network, interagendo con diversi attori sociali ed istituzionali. Vediamo nei dettagli i passi più importanti da conoscere per chi intende dedicarsi alla creazione di questa tipologia associativa.

APRIRE UN’ASSOCIAZIONE CULTURALE: LA PROCEDURA PER INIZIARE

Il primo passo da intraprendere al momento della creazione dell’associazione consiste nell’avere anzitutto le idee chiare circa l’ambito delle attività e gli obiettivi che si intendono raggiungere (la cosiddetta “mission”). Definire con precisione questi due aspetti è essenziale per delineare la direzione da prendere: cinema, mobilità internazionale, patrimonio culturale, arte, musica, sono solo alcuni esempi del campo che si può scegliere per attuare i futuri progetti associativi. Una volta definito lo spettro d’azione privilegiato (si consiglia di focalizzarsi su un solo ambito, per non confondere i futuri utenti), sarà necessario curare la procedura finalizzata alla registrazione ufficiale della nuova associazione.

A tal fine sarà necessario identificare almeno tre figure che copriranno le tre cariche sociali più importanti, essenziali per rappresentare legalmente l’associazione. Successivamente, si andrà a redigere lo statuto e l’atto costitutivo: si tratta di documenti fondamentali, che verranno richiesti in futuro al momento della presentazione di progetti, della stipula di convenzioni e della richiesta di finanziamenti istituzionali. Questi atti definiscono inoltre il rapporto tra i soci e rappresentano una sorta di “contratto”, delineandone obblighi, contributi e responsabilità.

Il passo conclusivo di questa prima fase consiste quindi nella registrazione della nuova realtà associativa, che dovrà essere effettuata presso gli uffici territoriali dell’Agenzia delle Entrate. In questo modo, oltre a ricevere un proprio codice fiscale, l’associazione potrà usufruire di eventuali agevolazioni fiscali destinate agli enti senza scopo di lucro. Dedicare estrema attenzione a questa procedura è fondamentale, in quanto un’accurata redazione degli atti costitutivi permetterà di evitare obiezioni delle istituzioni responsabili per il loro controllo.

GLI ORGANI DI UN’ASSOCIAZIONE CULTURALE

Una volta registrata, l’associazione culturale dovrà essere dotata di specifici organi rappresentativi. Alla loro base vi è l’assemblea dei soci, che ha come compito principale l’elezione delle cariche, prime fra tutte quella del presidente. L’assemblea dovrà inoltre eleggere il consiglio d’amministrazione: questo potrà essere composto da un numero variabile di figure, come uno o più vice-presidenti, il tesoriere, il segretario ed il garante. Responsabilità primaria del consiglio è definire e pianificare le attività e la direzione culturale dell’associazione, in sintonia con il mandato espresso dall’assemblea. Va tenuto bene a mente, infatti, che un’associazione di questo tipo deve essere gestita in base a principi partecipativi, aperti e democratici, tutti elementi garantiti dalla struttura precedentemente descritta.

L’associazione può essere gestita da uno staff in uno o più uffici e sedi: in questo caso, le figure che non posso mancare sono quelle del direttore, del project management, del contabile e del responsabile alla comunicazione. Ulteriori ruoli possono includere un addetto alle risorse umane, un esperto informatico e vari assistenti per i differenti progetti realizzati; infine, volontari e tirocinanti possono integrare il personale dell’ufficio. Il consiglio di amministrazione è tenuto a riunirsi regolarmente, mentre le sue cariche dovranno essere elette periodicamente a seconda delle disposizioni incluse nello statuto.

L’IMPORTANZA DEL NETWORK E DELLA GESTIONE DELLE RISORSE UMANE

Come anticipato nell’introduzione, un aspetto cruciale per la sostenibilità dell’associazione è costituito dalla gestione delle risorse umane e dalla capacità di connettere la realtà associativa con il territorio, i suoi bisogni e le sue istituzioni. Creare un ufficio, eleggere delle cariche e definire dei ruoli sarà inutile, se l’associazione sarà una sorta di torre d’avorio, isolata dal contesto locale e interessata solo a progetti di carattere autoreferenziale. Sarà quindi importante coinvolgere il più possibile la comunità di appartenenza, ideando e realizzando progetti di concreta utilità sociale e culturale e curandone la sostenibilità nel tempo. In termini pratici, questo processo richiede la cura di determinate procedure, come ad esempio il coordinamento dei volontari e degli attivisti tramite efficienti database ed il loro costante coinvolgimento per mezzo di strumenti di comunicazione come newsletter periodiche, al fine di informarli sulle novità e gli eventi in programma. Al fine di curare al meglio questo aspetto, si dovranno creare molteplici canali comunicativi, sfruttando al meglio le potenzialità offerte dai social.

Altrettanto importanti sono anche le attività di networking, con le quali si cercherà di estendere il partenariato e le collaborazioni con ONG, enti no profit ed associazioni che si occupano degli stessi ambiti. Ovviamente ci si dovrà dedicare allo sviluppo di relazioni con le realtà istituzionali, sia a livello locale che nazionale e, se si possiedono i mezzi, anche internazionale.

LA GESTIONE DEI PROGETTI ED IL FUND RAISING

Ultimo ma non meno importante, questo aspetto riveste un ruolo chiave per quel che riguarda la sopravvivenza economica dell’associazione culturale. A tal fine, sarà decisivo disporre di validi project manager ed esperti nella gestione dei fondi, in grado di individuare le opportunità più interessanti da cogliere per ottenere dei finanziamenti. Il coordinamento di tali attività va gestito insieme al consiglio di amministrazione, che dovrà definire le linee guida da seguire nella stesura dei progetti. Va considerato che riuscire ad ottenere fondi è una spada a doppio taglio: se da una parte questi permetteranno all’associazione di continuare a crescere, dall’altra richiederanno un’attenta gestione contabile. Affrontare questo aspetto con superficialità provocherà delle conseguenze negative per il futuro dell’associazione, per cui è fondamentale riflettere sulle reali capacità dell’ente ancor prima di imbarcarsi in avventurosi progetti, impossibili da gestire per mancanza di risorse o di sufficienti capacità manageriali.

 


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