Aprire una copisteria: tutto quello che devi sapere

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APRIRE UNA COPISTERIA: DAL PASSATO AL FUTURO

Pensare che le copisterie siano ormai superate è un errore, infatti possono costituire una buona occasione di guadagno, basta innovare e puntare sui servizi alla clientela. Sebbene l’Italia cerchi da anni di diventare più digitale, la documentazione cartacea continua a essere molta, in più ambiti, dallo studio al lavoro. Ciò indica che continua a esserci l’esigenza di duplicare atti di vario genere e di avere copie sempre più simili all’originale, anzi devono essere identiche. Le attrezzature impiegate nelle copisterie si sono evolute e ciò ha permesso di garantire risultati sempre migliori e rispondenti alle più disparate esigenze degli acquirenti. Dal bianco e nero si è passati ai colori, quindi alle dimensioni da decidere secondo i propri gusti e le proprie necessità. Oggi si possono fare duplicati su più supporti, cartacei e informatici, ma anche stampare oggetti in tre dimensioni. Queste caratteristiche delineano le nuove imprese. Aprire una copisteria moderna è una buona idea, perché non manca la concorrenza, ma c’è spazio e soprattutto le persone hanno bisogno di personalizzazione nei servizi richiesti.

La stampa 3D, inoltre, rappresenta la nuova frontiera delle attività proposte. Studenti per le loro ricerche e i loro progetti possono avere la necessità di realizzare oggetti plastici, oppure studi professionali e imprese possono voler creare prototipi delle loro invenzioni per risolvere alcuni problemi oppure per ideare strutture e prodotti particolari. L’elemento più importante per aprire una copisteria è il saper essere aggiornati, sempre al passo con i tempi. Macchinari e programmi di ultima generazione, tecniche all’avanguardia sono i fattori essenziali per fornire un risultato eccellente al cliente, per riuscire a soddisfare le sue richieste e naturalmente per avere successo. Incrementare la clientela, come per tutte le attività commerciali, porta ad avere buoni guadagni, ma per poterlo fare ci si deve distinguere dagli altri e sapere come fornire le giuste risposte ai committenti. Inoltre gli acquirenti possono essere fidelizzati, specialmente gli uffici necessitano di servizi costanti, quindi applicare sconti e assicurare una specifica assistenza è una carta vincente per i propri affari.

APRIRE UNA COPISTERIA: QUALCHE IDEA

In passato l’avvio di un negozio del genere richiedeva la vicinanza con l’università oppure di trovarsi in una città grande, ma il cambiamento delle esigenze della società ha variato le abitudini, quindi non serve solo copiare appunti, dispense, testi scolastici e universitari e documenti ufficiali. Ci sono riproduzioni speciali, come quelle riguardanti planimetrie, progetti particolari e, come si è detto, sono ricercate le produzioni in 3D. A muovere il mondo delle imprese e degli studi professionali sono le risorse, quindi la loro ottimizzazione è assolutamente importante. Significa risparmiare denaro, materiali e tempo e quindi diventa una necessità esternalizzare alcuni servizi, avvalendosi di fornitori validi.

Per un’ufficio o un’azienda rivolgersi alla copisteria vuol dire non dover avere personale impegnato in mansioni che non costituiscono l’attività principale, non dover acquistare e manutenere macchinari, non dover riservare spazio alle attrezzature per la stampa. Chiaramente bisogna essere concorrenziali se si vuole conquistare le imprese. Loro hanno la necessità della copisteria per allocare meglio le risorse economiche, ma se il prezzo non è in linea con il mercato, allora si rivolgeranno alla concorrenza o comunque dovranno trovare delle alternative. I privati, invece, vogliono spendere poco e comunque non potrebbero affrontare il costo di acquistare macchinari appositi, specialmente perché li userebbero troppo poco, allora ci vogliono prezzi contenuti.

Si può adottare il sistema del self-service, si possono mettere a disposizione fotocopiatrici e attrezzature che il cliente può adoperare in autonomia, così si abbattono costi e tariffe. In fase iniziale, per farsi pubblicità, si potrebbe proporre addirittura di fare fotocopie gratuitamente, ma sul foglio apparirebbe la pubblicità della copisteria. Si fa circolare il proprio marchio senza costi eccessivi. Aprire una copisteria richiede una valida strategia di marketing, quindi è bene usare un po’ di creatività e innovazione, si possono attirare molti clienti con servizi speciali.

APRIRE UNA COPISTERIA: IL CENTRO GED E I COSTI

I tempi cambiano e la società moderna continua avere la stessa esigenza di duplicare i documenti, realizzare stampe e trasferire file. Il formato digitale diventa indispensabile per moltissimi usi, quindi aprire una copisteria è una buona idea se si opera per trasferire la carta nell’archivio digitale. Un centro di Gestione Elettronica dei Documenti permette di trasformare atti, fatture e altri tipi di documenti in file pdf da conservare all’interno del computer. A richiedere tale provvedimento è la legge stessa, che stabilisce l’obbligo di conservare solamente la copia cartacea dei documenti non unici. Tale iniziativa normativa consente agli uffici di ridurre i propri archivi, salvando dello spazio nei propri locali. Il servizio da offrire, in questo caso, è la digitalizzazione dei documenti e il loro salvataggio su Cd-Rom o memorie esterne dei computer. Si scansionano i documenti e poi con programmi informatici appositamente studiati si esegue il salvataggio e il trasferimento sul supporto desiderato.

Molti liberi professionisti sono interessati a tale servizio. Una volta definite le attività da svolgere, si può fare un conto dei costi reali per aprire una copisteria. Non è semplice avere dei dati, perché ogni caso si basa su fattori variabili, quindi il capitale da investire è diverso per ogni imprenditore. Si può avere un’idea delle varie voci del budget da considerare. Innanzitutto ci vuole un locale, posizionato in una zona comoda, fornita di parcheggio, con uffici nelle vicinanze. Il locale può essere preso in affitto oppure acquistato, a seconda delle condizioni trovate e del capitale a disposizione. Lo spazio deve essere ampio per avere una zona di accoglienza dei clienti, una parte per l’eventuale self-service e poi un laboratorio dove eseguire le varie mansioni.

Gli allestimenti e le apparecchiature sono un altro costo molto importante. Inoltre al conto vanno aggiunte le utenze, la manutenzione dei macchinari, i materiali come carta, cartucce e quanto occorre per portare a compimento i diversi lavori. Le imposte per l’apertura e la pubblicità vanno a completare le spese per aprire una copisteria. I tempi per ammortizzare i costi da sostenere non sono lunghi, perché certi servizi permettono di incassare buone cifre. Un esempio è la digitalizzazione degli archivi: se si gestiscono duemila pagine in vari formati, si possono fatturare circa 1.500 euro, oltre a un canone mensile per consentire all’impresa la consultazione, mantenendo così l’archivio sul proprio cloud, rendendolo disponibile via internet con credenziali d’accesso.

APRIRE UNA COPISTERIA: LA BUROCRAZIA

L’avvio delle attività commerciali prevede una procedura simile e anche in questo settore gli adempimenti sono simili a quelli di un qualsiasi negozio. Si deve richiedere la partita Iva all’Agenzia delle Entrate competente per territorio e successivamente si provvede a iscrivere l’esercizio nel Registro delle Imprese della Camera di Commercio della provincia in cui si trova la copisteria. Quindi si presenta una comunicazione per l’inizio dell’attività al Comune in cui si ha la sede del negozio. L’ente locale ne prende semplicemente atto, trasmettendo i documenti ai Vigili del Fuoco per l’ispezione relativa al rispetto delle norme di sicurezza.

Se si dovessero riscontrare delle mancanze, verrebbe prescritto un intervento di adeguamento e verrebbe fissata una nuova ispezione, fornendo al titolare del negozio una scadenza per adempiere alle richieste. Se, invece, i locali sono adeguatamente equipaggiati per far fronte a situazioni di pericolo, viene rilasciato un nulla osta, utile ad aprire una copisteria. Per essere certi di non commettere errori che comporterebbero delle sanzioni, in alcuni casi tali da precludere l’avvio dell’attività, è meglio rivolgersi a un commercialista. Il professionista può aiutare con un valido supporto tecnico, sollevando il titolare dell’impresa dagli obblighi burocratici.

L’esperto può essere utile anche per esaminare i contratti di franchising, perché le copisterie si possono aprire anche affiliandosi ad imprese conosciute, ottenendo formazione e assistenza, a fronte del pagamento di una quota iniziale e delle royalties sui guadagni, rimanendo obbligati a svolgere servizi richiesti dal brand. Si sfrutta anche la pubblicità fatta dal marchio. Per sapere se sia conveniente bisogna analizzare le proposte e calcolare i costi secondo il proprio caso.

 

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