APRIRE UN CALL CENTER E’ SEMPRE UTILE
La vendita di prodotti e servizi e l’assistenza clienti oggi si fanno via telefono. Ci sono operatori che si occupano di relazionarsi con acquirenti e potenziali compratori per avanzare proposte e rispondere alle domande. Aprire un call center è un business utile oppure, come dicono gli esperti, sempreverde. Gli operatori al telefono sono i sostituti alle persone sedute dietro allo sportello di qualche anno fa. Le previsioni di aumento dell’attività per i call center sono una certezza, perché consentono di intensificare il lavoro abbassando i costi. Poco probabile che si possa verificare un’inversione di tendenza.
Per riuscire ad avere successo bisogna prima analizzare il mercato per conoscere i bisogni principali delle aziende, perché sono i clienti di riferimento, e le eventuali lacune lasciate da altri call center. Le attività richieste dalle imprese sono le più svariate:
– campagne di telemarketing per promuovere un articolo o un servizio particolare;
– campagne di teleselling per vendere prodotti e servizi;
– gestione dei numeri verdi par raccogliere segnalazioni o fornire informazioni circa problemi e opportunità;
– ricerca clienti e gestione appuntamenti per fissare incontri tra venditori e potenziali acquirenti;
– help desk dell’azienda per risolvere problematiche relative a un prodotto o un servizio specifico;
– customer care dell’impresa per verificare la soddisfazione degli acquirenti di un prodotto o di un servizio;
– segretariato virtuale per aiutare imprese e associazioni con la ricezione di chiamate e messaggi.
Ci sono molte opzioni possibili e spesso si va sia nella direzione del rapporto con il consumatore finale sia della relazione con altre aziende. La decisione di concentrarsi su un segmento piuttosto che un altro dipende da diversi fattori, ma l’esame dell’esistente è sempre il punto di partenza. Anche il budget influisce sulla scelta perché la creazione delle postazioni per gli addetti deve essere quantitativamente adeguato al tipo di servizio da offrire alla propria clientela. Si può iniziare con tre postazioni se non si dispone di un capitale sufficientemente elevato, anche se puntare a 24 postazioni consente di fornire un servizio più ampio e quindi valevole per un certo numero di attività.
Nel primo caso ci si può occupare di telemarketing, teleselling, segreterie virtuali e di fissare appuntamenti, perché mediamente si gestiscono 500 chiamate in una giornata. Nella seconda situazione le opportunità sono maggiore e si possono svolgere gli altri tipi di lavoro, assistendo ad esempio enti pubblici locali e nazionali per la gestione di servizi specifici. Si possono ricevere o effettuare 3 mila telefonate in un giorno. Le soluzioni intermedie hanno tra le 6 e le 12 postazione con un traffico compreso tra 1.000 e 3.000 telefonate. Qualunque sia l’attività non servono particolari conoscenze tecniche, ma è d’obbligo creare una società e registrarla. La forma più idonea à la società a responsabilità limita, ma un commercialista è in grado di fornire tutte le informazioni del caso e di assicurare un supporto per ogni incombenza fiscale e burocratica, consigliando su ciò che è utile fare.
APRIRE UN CALL CENTER TRA INBOUND E OUTBOUND
Le chiamate in uscita servono a promuovere oppure vendere servizi e prodotti, ma possono essere usate per concordare appuntamenti con i clienti. L’outbound interessa a molte aziende, come ad esempio operatori del settore della telefonia oppure dell’ambito energetico. Ci sono buone opportunità di lavorare per imprese attive nel turismo, nel biomedico oppure di vendita di attrezzature destinate alle aziende.
Aprire un call center inbound significa ricevere le chiamate da parte della clientela, a cui si deve fornire assistenza, ad esempio rispondendo alle domande su un prodotto, fare prenotazioni per suo conto o suggerire soluzioni a problemi tecnici e personali. In entrambi i sistemi non basta avere dei telefoni, ma servono molti altri elementi per gestire in modo proficuo un call center servono computer, software sia per monitorare personale e attività sia per adempiere alle azioni richieste dal cliente.
Le modalità operative prevedono:
– i software gestionali si trovano in commercio già predisposti per consentire di realizzare le diverse attività. Ci sono programmi informatici adatti alle differenti tipologie di call center e costituiscono un valido aiuto per ampliare l’impresa;
– le postazioni sono spazi adeguatamente attrezzati con telefoni e computer per consentire agli addetti di chiamare o ricevere telefonate e annotare i dati necessari. Devono essere isolate, così che gli operatori possano concentrarsi e non essere disturbati dalle conversazioni dei colleghi con altri utenti;
– call center da casa sono l’alternativa volta al risparmio. Gli operatori lavorano da casa propria e viene loro fornito un computer in comodato d’uso con cui gestire le chiamate. Si fa formazione e si gestisce l’attività da remoto. Non serve così un locale in cui predisporre le postazioni;
– call center virtuale con servizi voip con centralini strutturati per essere di supporto al lavoro da casa utilizzando vari dispositivi, dai computer agli smartphone e ai tablet;
– addetti da selezionare tenendo presente che servono abilità nell’uso delle nuove tecnologie e capacità nel rapportarsi alla clientela nelle più disparate situazioni;
– un business plan con un budget ben definito, l’analisi di mercato i costi e le previsioni sui ricavi.
La convenienza di aprire un call center deve essere valutata in base agli spazi che si vanno ad occupare sul mercato. Si deve avere una prospettiva sui potenziali clienti da acquisire. Una nicchia non ancora presidiata da altri call center è certamente il settore su cui puntare per avviare l’attività e crescere. Non si servono aziende di grandi dimensioni, ma si può certamente avere un buon riscontro.
I COSTI DA SOSTENERE PER APRIRE UN CALL CENTER
L’impresa conta spese fisse a cui aggiungere quelle variabili, dipendenti dal modo in cui si intende operare. Serve uno spazio per inserire le postazioni con gli addetti e la dimensione deve essere calibrata sul numero di postazioni. L’immobile può essere preso in affitto o comprato, secondo il budget a disposizione, e il prezzo cambia da zona a zona, ma il call center non deve essere necessariamente posto in centro città. Sarà utile acquistare arredi, sia per costituire il posto degli operatori sia per avere un ufficio dove conservare i documenti e lavorare. Si può puntare al risparmio acquistando mobili ai grandi magazzini.
Se si decide di promuovere il lavoro da casa si abbatteranno notevolmente i costi perché serviranno solamente dei computer. Poi bisogna pensare al personale, da mettere in regola con contratti e iscrizioni all’Inps. Il commercialista fornisce le delucidazioni sugli adempimenti richiesti dalle normative. Infine servono i programmi informatici. Ogni produttore propone una vasta gamma con prezzi differenti, da scegliere secondo le proprie esigenze.
APRIRE UN CALL CENTER: GUADAGNI E CLIENTI
Il fatturato dipende interamente dalla mole di lavoro, quindi dall’entità delle attività svolte. Le commesse sono solitamente proporzionate alle dimensioni del call center. A guadagni maggiori corrispondono costi più alti. Il capitale iniziale consistente permette di avviare un call center di dimensioni grandi per attrarre le aziende più importanti, altrimenti bisogna puntare alle piccole e medie imprese.
Non ci si deve dimenticare del mondo dell’associazionismo, solito a usare i call center per raccolta fondi e promozione. Sono ottime fonti di guadagno. Si può partire con poche postazioni e crescere man mano che gli affari crescono. Per trovare clienti si deve redigere un piano marketing mirato alle imprese o ai professionisti per cui si propongono servizi di call center. Una volta ricevute manifestazioni di interesse è bene provvedere a predisporre contratti con clausole volte a tutelare il call center e il titolare dalle contestazioni. Molto spesso capita che qualcuno se ne approfitti per non pagare. Accade che un appuntamento non andato a buon fine o una vendita problematica diventino un pretesto. Anche in questo caso possono risultare molto validi i suggerimenti del commercialista.
Esistono opportunità per aprire un call center in franchising, con pacchetti già pronti, inclusivi di attrezzatura e programmi informatici. Il franchisor fornisce il supporto. Va fatta una valutazione sulla proposta economica, perché i vantaggi di usufruire di un marchio conosciuto e di facilità nel reperire i clienti richiedano un corrispettivo alto e i requisiti iniziali per l’apertura del centro corrispondano a spese elevate.
FAQ: le risposte alle tue domande
1. Quali sono i primi passi per avviare un'attività in Italia?
Per avviare un’attività in Italia è necessario seguire un percorso preciso che parte dalla definizione dell’idea imprenditoriale fino alla gestione degli adempimenti burocratici. È fondamentale valutare attentamente il proprio progetto d’impresa, analizzare il mercato e redigere un business plan che tenga conto di investimenti, costi, ricavi attesi e obiettivi. Dopo questa fase iniziale, si passa alla scelta della forma giuridica più idonea (come ditta individuale, SRL o SRLS) e all’apertura della partita IVA. Vanno poi completate l’iscrizione al Registro delle Imprese presso la Camera di Commercio, la comunicazione di inizio attività (SCIA) al Comune e la registrazione presso INPS e, se necessario, INAIL. Farsi affiancare da un professionista esperto può rendere il processo più semplice, rapido e conforme alle normative vigenti.
2. Quali sono le forme giuridiche più comuni per una nuova impresa e come scegliere quella giusta?
Le forme giuridiche disponibili per chi vuole avviare una nuova attività in Italia sono molteplici, ma le più comuni sono la ditta individuale, la società a responsabilità limitata (SRL) e la società a responsabilità limitata semplificata (SRLS). La scelta della forma giuridica più adatta dipende da vari fattori, come la quantità di capitale iniziale disponibile, il grado di responsabilità personale che si è disposti ad assumere, le prospettive di crescita dell’attività, le esigenze fiscali e il numero di soci coinvolti. È fondamentale valutare attentamente ogni opzione con il supporto di un commercialista, poiché da questa decisione dipendono gli obblighi contabili, fiscali e giuridici futuri dell’impresa.
3. È possibile avviare un'attività con un budget limitato?
Sì, è assolutamente possibile iniziare un’attività anche con un budget ridotto, purché si scelga un modello di business compatibile con un investimento iniziale contenuto. Alcuni esempi includono le attività online, le professioni freelance o i servizi di consulenza, dove spesso non è necessario disporre di un ufficio fisico o di costose attrezzature. Inoltre, esistono diversi strumenti a supporto degli aspiranti imprenditori, come agevolazioni fiscali, bandi pubblici e contributi a fondo perduto, rivolti in particolare a giovani, donne e start-up innovative. Valutare attentamente i costi fissi e variabili, e pianificare le spese in modo oculato, è essenziale per costruire un’attività sostenibile anche in presenza di risorse economiche iniziali limitate.
4. Come posso trovare un’idea imprenditoriale adatta alle mie competenze e al mercato?
Trovare un’idea imprenditoriale valida non significa solo cercare qualcosa di innovativo, ma soprattutto qualcosa che rispecchi le proprie capacità, passioni ed esperienze pregresse. È utile partire da un’autoanalisi: quali problemi ti piacerebbe risolvere? In quali ambiti ti senti competente? A partire da queste domande si può costruire un’idea che sia non solo originale, ma anche fattibile e coerente con il proprio profilo personale e professionale. Contestualmente, è essenziale osservare il mercato: capire quali bisogni non sono ancora stati soddisfatti, quali servizi mancano in una certa area geografica, o quali tendenze stanno emergendo a livello nazionale e globale. L’incontro tra attitudine personale e domanda di mercato è la base più solida per sviluppare un progetto imprenditoriale duraturo.
5. Quali sono i vantaggi di affidarsi a un commercialista per avviare un'attività?
Affidarsi a un commercialista esperto fin dall’inizio del percorso imprenditoriale rappresenta una scelta strategica per evitare errori e ottimizzare ogni fase dell’avvio dell’attività. Il commercialista può guidare l’imprenditore nella scelta della forma giuridica più adatta, fornendo una valutazione personalizzata sulla base di esigenze fiscali, patrimoniali e operative. Inoltre, è in grado di occuparsi di tutte le pratiche burocratiche necessarie, come apertura della partita IVA, iscrizioni agli enti previdenziali e comunicazioni agli enti pubblici. Ma non solo: grazie alla sua esperienza, il commercialista può consigliare le migliori opportunità fiscali disponibili e offrire assistenza nella gestione ordinaria e straordinaria dell’impresa, contribuendo a costruire una base solida e conforme alla normativa per lo sviluppo dell’attività.
6. Quali sono le difficoltà più comuni che si incontrano nell’avviare un’attività?
Avviare un’attività comporta inevitabilmente una serie di difficoltà, soprattutto per chi si affaccia per la prima volta al mondo imprenditoriale. Tra gli ostacoli più comuni vi sono la burocrazia complessa, che può risultare difficile da gestire senza il supporto di un professionista, e la mancanza di esperienza gestionale, che può portare a sottovalutare costi o tempistiche. Anche la scarsa conoscenza del mercato di riferimento o l’assenza di una pianificazione finanziaria solida sono criticità frequenti che rischiano di compromettere la sostenibilità del progetto. Altre difficoltà possono riguardare la scelta del regime fiscale più conveniente, la gestione della contabilità, o il reperimento delle risorse economiche per l’investimento iniziale. Affrontare questi aspetti con consapevolezza, supportati da un consulente esperto, può fare la differenza tra un’attività che decolla e una che fatica a partire.
7. Come posso valutare se la mia idea imprenditoriale è valida?
Per valutare la validità di un’idea imprenditoriale è necessario affrontare un’analisi approfondita sotto diversi punti di vista. Bisogna verificare se esiste una reale domanda per il prodotto o servizio offerto, definire con precisione il target di clientela, studiare la concorrenza e valutare il posizionamento di mercato. È importante anche stimare i costi di avviamento e gestione, e ipotizzare i ricavi potenziali in modo realistico. Strumenti come il business plan, l’analisi SWOT e la definizione del valore aggiunto dell’offerta sono fondamentali per ottenere una visione d’insieme e prendere decisioni consapevoli. Avere un’idea è il punto di partenza, ma verificarne la sostenibilità economica e la coerenza con il contesto di mercato è ciò che fa la differenza tra una buona intuizione e una vera opportunità imprenditoriale.
8. Serve per forza una figura esperta per gestire la burocrazia quando si apre un’attività?
Pur non essendo sempre obbligatorio, affidarsi a un esperto per gestire la burocrazia all’avvio di un’attività è fortemente consigliato. Gli adempimenti iniziali — come l’apertura della partita IVA, l’iscrizione al Registro delle Imprese, la comunicazione al Comune (SCIA), l’iscrizione all’INPS e, se previsto, all’INAIL — richiedono precisione, tempi stretti e conoscenze tecniche. Un errore o un ritardo può comportare sanzioni o ritardi nell’inizio dell’attività. Un professionista, come un commercialista o un consulente d’impresa, conosce le procedure, i documenti richiesti e le eventuali esenzioni o agevolazioni disponibili, rendendo l’intero processo molto più fluido e sicuro. Inoltre, può suggerire il regime fiscale più adatto e semplificare la vita dell’imprenditore già dal primo giorno.
